Stanovení priorit mezi vašimi úkoly: 7 metod, jak se stát profesionálem

Stanovení priorit úkolů je jednou z největších výzev pro majitele firem, vedoucí pracovníky a zaměstnance, ale také pro rodiče nebo učitele, zkrátka pro kohokoliv, kdo vede skupin(k)u lidí jakéhokoliv věku a složení. Při velkém množství úkolů na seznamu, které by vás mohly na první pohled paralyzovat, však stačí zvládnout několik osvědčených technik, abyste se stali profesionály v určování priorit, tedy i správného pořadí jejich plnění tak, aby vámi řízený celek nejen zůstal v provozu, ale i prosperoval. Odborníci z Lifehack.org připravili soubor sedmi metod, které vám významně pomohou.

Zjištění vašich skutečných priorit odstraní stres, zvýší vaše soustředění a zlepší produktivitu vaší práce. Přestože může vypadat na první pohled jednoduše zjistit, které úkoly vyžadují vaši naléhavou pozornost, stanovení priorit úkolů správně ve skutečnosti přesahuje rámec jednoduchého tréninku. Nicméně, těchto sedm metod vám pomůže se v určování priorit zlepšit.

1. Přesuňte své priority na hlavní seznam

Nejlepší způsob jak začít, je vytvořit si HLAVNÍ SEZNAM. Můžete si jej vytvořit v dokumentech, na papír, nebo použít nástroj pro řízení projektů, ke kterému budete mít snadný přístup nebo jej budete moci aktualizovat i z mobilu.

Hlavní seznam vám umožní zjistit, jaké úkoly musíte splnit za měsíc, týden nebo den. Pomůže vám také najít priority, které jsou v souladu s vašimi dlouhodobými cíli. Ty jsou totiž základem spokojenosti v domácnosti nebo dobrých výsledků ve firmě.

Brian Trac, školitel time management, poznamenal: "Váš měsíční hlavní seznam je výtahem z vašeho dlouhodobého hlavního seznamu. Váš týdenní seznam úkolů čerpá z vašeho měsíčního seznamu úkolů; zatímco váš seznam nejdůležitějších denních úkolů čerpá z vašeho týdenního seznamu úkolů".

Jednou z pozoruhodných výhod této techniky prioritizace je, že se můžete soustředit na plnění větších a náročnějších úkolů namísto toho, abyste se nechali rozptylovat těmi menšími a méně podstatnými. Vytažení nejdůležitějších úkolů z vašeho podrobnějšího seznamu vám dává pocit, že se soustředíte na úkoly ve správném pořadí tak, aby na sebe jejich plnění navazovalo.

2. Použijte Eisenhowerovu matici k odlišení naléhavých úkolů od „jen“ důležitých.

I když vám hlavní seznam umožňuje zjistit, jak stanovit priority každého úkolu, stále můžete být zmateni zjišťováním, co máte udělat teď a co později. Existují techniky, které k tomuto třídení můžete využít. Máme pravidlo 80/20, známé také jako Paretův princip.

Podle této techniky platí, že "20 % vašeho úsilí má tendenci přinést 80 % výsledku". Určete si proto ty úkoly, které generují výsledky. Na druhou stranu seznamu přesuňte ty, co počkají, bez jejichž splnění se svět nezboří.

Omezení Paretova principu však spočívá v tom, že se opírá pouze o zkušenosti, o to, že míru přineseného výsledku předem poznáte. Pokud pracujete na novém úkolu, nebo si nejste jisti, který úkol upřednostnit, je efektivnější technikou tzv. Eisenhowerova matice.

Naléhavé úkoly jsou ty, které vyžadují vaši okamžitou pozornost, protože bez jejich splnění se nelze pohnout dále, případně by jejich výsledky chyběly za několik hodin /dní. Důležité úkoly jsou naopak ty činnosti, které mají vliv na vaše dlouhodobé cíle, hodnoty a poslání, nicméně mohou chvilku počkat.

Jak odlišit zacházení s úkoly naléhavými od zacházení s úkoly důležitými?

• Úkoly, které jsou naléhavé, proveďte okamžitě nebo mezi prvními.
• U úkolů, které jsou důležité, ale nejsou naléhavé, zjistěte, kdy je musíte mí dokončeny a naplánujte si jejich plnění.
• Naléhavé, ale jednodušší nebo naopak příliš specializované úkoly delegujte na správné osoby, jinými slovy na správné zaměstnance nebo na členy rodiny, kteří je zvládnou. A stanovte jim čas splnění.
• Úkoly, které nejsou ani naléhavé, ani důležité, vyřaďte ze hlavního seznamu okamžitě, jen si je veďte v evidenci stranou, kam nahlížíte v době, kdy máte časové okno, nebo kdy se mohou měnit priority a z nedůležitých věcí se stanou úkoly naléhavé.

Jedním z nejnáročnějších aspektů v této oblasti je odstranit ze seznamu úkoly, které jsou naléhavé, ale jsou delegovatelné. Proto doporučujeme najít / vychovat někoho schopného, na koho se budou tyto skupiny úkolů předávat.

Delegování spočívá ve vyhledání nejschopnější osoby pro daný úkol a vysvětlení jeho požadavků. Zahrnuje také poskytnutí dostatečného času a vedení této osobě, aby úkoly zcela splnila a tak je vymazala z vašeho seznamu.

3. Využijte techniku Ivy Lee a seřaďte své každodenní úkoly podle jejich skutečné priority.

Stalo se vám někdy, že jste skončili s přeplněným seznamem úkolů, které jsou zároveň naléhavé i důležité? Nevěšte hlavu, zde je řešení: Satčí totiž najít způsob, jak se hlouběji ponořit do poznání skutečné důležitosti vámi sepsaných úkolů.

Ivy Lee, konzultantka v oblasti produktivity, vyvinula před více než 100 lety jeden z nejúčinnějších přístupů, jak toho dosáhnout. Technika Ivy Leeové vás vede k tomu, jak si stanovit denní priority dodržováním určitého souboru pravidel:

Zde jsou ona pravidla:

• Na konci každého dne si zvýrazněte šest nejdůležitějších úkolů, které musíte udělat následující den.
• Těchto šest činností seřaďte podle jejich skutečné naléhavosti, podle logiky pořadí jejich plnění.
• Na první úkol se zaměřte následující den hned ráno. Pracujte tak dlouho, dokud úkol nedokončíte, pak teprve se pusťte do dalšího bodu.
• Stejnou strategii použijte i při plnění dalšího úkolu. Nedokončené položky přesuňte do nového seznamu na další den.
• Tento postup opakujte každý den.

Tato strategie single-taskingu vám umožní zůstat soustředěný a správně si stanovit priority úkolů. Nebudete rušeni zbytečnými drobnostmi, pokud nebudou opravdu „hořet“. Sice jsme ve 21. století, ale stále se v těchto oblastech, lespoň co se úkolů doma týká, neobejdeme bez papíru.

4. Zkuste techniku ABCDE k oddělení úkolů s podobnými prioritami

I když vám používání techniky Ivy Lee pomůže stanovit priority vašich každodenních činností, stále si musíte položit jednu otázku: Jak zjistím skutečnou prioritu úkolu? Někdy se můžete setkat s úkoly, u nichž máte pocit, že mají stejnou úroveň důležitosti i naléhavosti. Pokud jste zaneprázdněni složitými nebo náročnějšími úkoly, Paretův princip ani jako Eisenhowerova matice vám nemusí zcela vyhovovat.

Proto Brian Tracy doporučil pro efektivní stanovení priorit úkolů techniku ABCDE. Tato metoda stanovuje pro každý úkol dvě nebo více úrovní, místo aby je udržovala na stejné hladině důležitosti. Jak metoda ABCDE funguje?

• Projděte si svůj seznam a označte každou položku, ze které se úkol skládá, písmeny od A do E, přičemž A je nejvýznamnější.
• Ke každému úkolu pak podle naskládaných písmen přiřaďte pořadové, v němž jej budete plnit. Dříve splníte úkol, v němž je nejvícekrát písmeno A, atd.
• Tento postup opakujte, dokud ke všem úkolům nepřiřadíte písmena a pak pořadová čísla.

Skutečná priorita každého úkolu se totiž stane zřejmější, když pro každý úkol vytvoříte několik vrstev podúkolů a jejich priorit.

5. "Snězte žábu", abyste nasadili produktivní tón dne

Nyní, když jste si stanovili priority úkolů, je čas vymyslet nejlepší strategii, jak se do nich pustit. Efektivní stanovení priorit úkolů vyžaduje také efektivní tvorbu strategie. To, jak začnete, udává tón zbytku vašeho dne. A to, že se nejdříve pustíte do toho největšího a samozřejmě důležitého úkolu, vám dodá energii, inspiraci a výdrž, abyste se dokázali dobře probít celým dnem.

Mnoho koučů produktivity doporučuje pracovat na nejnáročnějších úkolech daného dne co nejdříve. Mark Twain se kdysi vyjádřil takto: "Když máte k jídlu živou žábu, nemá smysl se na ni dívat moc dlouho!".

Žáby jsou v tomto podání těmi úkoly, které jsou nejnáročnější a nejdůležitější. Při vymýšlení způsobů, jak si stanovit denní priority, je vhodné některé „žáby“ zařadit na první místo denního seznamu. Tento přístup vám pomůže vypořádat se s obtížnými úkoly dříve, kdy máte ještě dost energie ze spánku, navíc vám dodají motivaci na zbytek dne.

6. Vyhovovat může metoda dvou seznamů Warrena Buffeta, abyste vybrali "dostatečně dobré" cíle

Vaše snaha nepřinese smysluplné výsledky, pokud budete sledovat špatné cíle. To je důvod, proč musíte vyhodnocovat své cíle i priority, abyste se ujistili, že jsou v souladu s vaším životním posláním. Warren Buffett nám poskytl třístupňovou metodu produktivity, kterou použil při zvyšování produktivity svých zaměstnanců. Tato metoda se nazývá Technika 2 seznamů. Funguje následovně:

Vyznačte si svých 25 hlavních cílů. Mohou to být vaše kariérní cíle, obchodní cíle, cíle v oblasti vzdělávání, životní cíle nebo cokoli, čemu chcete věnovat svůj čas. Dalším krokem je zakroužkování pěti nejdůležitějších cílů ze seznamu (pokud jste si napsali 25 nejdůležitějších cílů, můžete si zakroužkovat 5 nejdůležitějších cílů ještě předtím, než budete číst dál).

Poté přesuňte všechny cíle, které jste nezakroužkovali, na seznam "nižších priorit". Zaměřte se pouze na významné úkoly v prvních pěti cílech, což bude nejvíce v souladu s vašimi dlouhodobými prioritami.

7. Prodlužte si 24hodinový den pomocí „časového násobiče“

Prioritizace úkolů dokáže uspořit čas. Provádění správných úkolů ve správném pořadí vám může v budoucnu vytvořit více volného času. Opačný postup vás naopak o čas připravuje. Nejlepším prostředkem, jak si lépe uvědomit, jak vaše rozhodnutí ovlivňují vaše budoucí povinnosti, je využití časových multiplikátorů.

Jak na to? Přemýšlejte o tom, jak nejlépe maximalizovat svůj dnešní čas, abyste si zítra uvolnili několik minut nebo i hodin. A samozřejmě: nejdůležitější úkoly dělejte v období své nejvyšší produktivity. Zkušení lidí svou produktivitu zvyšují tím, že sladí své úkoly a časové výkyvy v produktivitě.

Všichni víme, že produktivnější jsme ráno po vyspání, než třeba po obědě po větším jídle. Takto bychom měli vypozorovat více vln v produktivitě, protože během dne je jich opravdu několik. A pak už stačí jen rozvrhnout si denní úkoly tak, aby ty náročnější (pokud to okolnosti dovolují), byly naplánovány na produktivnější okamžiky dne. Toto je nejlepší cesta k tomu jak být produktivní po celý den a uspořit si čas do budoucna.

Závěr

Zlepšit se, pokud jde o stanovení priorit úkolů, vyžaduje čas a zkušenosti. Díky správnému nastavení však můžete vždy včas zjistit, na které úkoly se zaměřit v které době, protože vy sami musíte poznat, které mají vyšší priority a které jsou pro vás náročnější. Právě takové plánujte na denní dobu, kdy jste nejproduktivnější.

Zdroj: Lifehack.org

Často kladené dotazy