Jak myšlení v oblasti řízení projektů zvyšuje vaši produktivitu

V dnešním světě, který je "neustále v chodu a neustále propojen", je čas na prvním místě. Většina lidí tráví každý den přebíháním od jednoho úkolu k druhému a snaží se vše stihnout. Ale jen to, že jste zaneprázdněni a nemáte čas, ještě neznamená, že jste úspěšní. Naopak, většina lidí by mohla s časem, který má, dělat mnohem více. Důvodem, proč to nedělají, je jejich špatný přístup k dělání věcí. Problém spočívá v tom, že jim chybí správné myšlení, které by jim umožnilo organizovat a řešit každodenní úkoly a vytěžit ze svého času maximum.

Ukazuje se totiž, že způsob myšlení, který potřebují k úspěchu, se nápadně podobá způsobu myšlení profesionálního projektového manažera, a to je dobrá zpráva - protože to znamená, že každý se může naučit myslet jako projektový manažer a zvýšit svou produktivitu, tím i snížit množství času, který na různé činnosti potřebuje.

Odborníci z Lifehack.org ukazují, jak se naučit myslet a konat jako projektový manažer. Podívejme se na jednoduché způsoby jak na to.

Co je projektové řízení?

Pokud byste si chtěli vyhledat informace o roli projektového manažera, našli byste několik nejasných - ne-li zcela matoucích - popisů této práce. Proto se nejprve podívejme, kdo je projektový manažer. Z toho snadno odvodíme, co je projektové řízení. Projektoví manažeři jsou lidé, kteří vedou týmy (velké i malé) k práci na přesně definovaných projektech s cílem dokončit je včas, v rámci rozpočtu a ke spokojenosti všech zúčastněných stran.

Projekty, na kterých pracují, mohou být jakékoli: vytvoření softwaru, stavba budovy, reklamní kampaň - cokoli, co je třeba udělat. Velmi důležité je, jakým způsobem projektoví manažeři svou práci vykonávají. Jejich úkolem je shromáždit všechny zdroje potřebné k dokončení práce a poté tyto zdroje co nejefektivněji využít k dosažení stanovených cílů. Definice snadná a dobře pochopitelná, co myslíte?!?

5 základních dovedností pro řízení projektů

Už víme, co je projektové řízení. Teď nahlédneme na 5 dovedností, bez nichž projektové řízení realizovat nelze. Patří mezi ně:

• Plánovací dovednosti - plánovací dovednosti zahrnují znalost toho, jak se dostat od počátečního bodu projektu k jeho dokončení s minimem narušení a zpoždění cestou.
• delegační a koordinační dovednosti - tyto dovednosti zahrnují porozumění tomu, jak rozdělit potřebnou práci na menší úkoly, stanovit priority těchto úkolů a naplánovat správné množství času pro každý z nich.
• Dovednosti sestavování rozpočtu - dovednosti sestavování rozpočtu zahrnují dokonalou znalost nákladů spojených s dokončením projektu. To
• Dovednosti v oblasti řízení rizik - dovednosti v oblasti řízení rizik znamenají schopnost rozpoznat potenciální rizika dříve, než přeruší nebo zmaří projekt, a umět se jim vyhnout nebo je v případě potřeby alespoň zmírnit.
• Komunikační dovednosti – jde o umění předávat znalosti obsažené v předchozích dovednostech ostatním a jak naslouchat zpětné vazbě od ostatních, aby nedocházelo ke zbytečným zmatkům nebo zpožděním v práci.

Ostatní dovednosti manažera, jako schopnost vedení, navazování kontaktů a řízení smluv, nejsou pro jednotlivce uplatňujícího myšlení projektového managementu v každodenním životě relevantní, nebudeme se jimi podrobně zabývat.

Jenže kde tyto dovednosti vzít? Pokud již zvládáte práci a osobní život, pravděpodobně již máte dostatek těchto dovedností, které se vztahují k vaší konkrétní situaci. Jen si je uvědomit!

Například byste již měli rozumět tomu, co se od vás v práci vyžaduje, a máte dovednosti relevantní pro vaši práci. To znamená, že byste také měli vědět, jak řešit pracovní projekt od začátku do konce, mít slušnou představu o tom, jak dlouho trvají jednotlivé části práce a jaké věci vám mohou stát v cestě. Jediné, co chybí, je vědět, jak tyto informace použít, abyste co nejefektivněji využili svůj čas - a právě to je myšlení projektového manažera.

Nyní přejděme k několika praktickým tipům, které můžete aplikovat každý den, abyste začali myslet jako projektový manažer. Než se nadějete, budete mít svůj časový plán pod kontrolou!

5 tipů, které vás přimějí myslet jako projektový manažer

Nejlepší na tom všem je, že existuje několik zcela konkrétních způsobů, jak můžete myšlení projektového manažera aplikovat na svůj den a zvýšit tak svou produktivitu. Podívejme se na jednoduché tipy postupně:

1. Vyhraďte si čas na plánování

Ze všech způsobů, jak můžete ve svém životě uplatnit myšlení projektového managementu, je tento způsob nejnutnější. Jde o to, že si každý týden musíte vyhradit alespoň 15 minut na plánování toho, co potřebujete udělat v následujících dnech. Jen vy, váš seznam úkolů a vaše oblíbená aplikace pro plánování. Nebo prostě tužka a papír. Prostě: Nemůžete řídit to, co jste si nenaplánovali!

Při sestavování plánu je také důležité rozdělit práci na co nejvíce menších dílčích úkolů. To zvýší vaši flexibilitu a pomůže vám to řešit nepředvídané potíže a další problémy, které se objeví, také vyplňovat případné časové mezery těmi úkoly, které sice byly v plánu na později, ale můžete je udělat i teď, v předstihu.

2. Nikdy nezačínejte nový projekt, aniž byste mu zcela porozuměli

Vyhýbejte se odstartování nových úkolů, aniž byste jim plně rozuměli a chápali jejich smysl, cíl. I v reálném životě, nejen v práci. Jakmile začnete práci, které příliš nerozumíte, je v ní spousta míst, která vás mohou vykolejit a velmi zdržet. Bez ohledu na vaši pozici v práci nebo v osobním životě budou lidé většinou ochotni odpovídat na otázky předem, tedy pokud budou vědět, že to povede k lepšímu výslednému produktu. Vždy je potřeba mít jasno, abyste mohli jakýkoli projekt dobře rozjet.

3. Stanovte si jasné komunikační standardy a cíle

Nyní, když víte, jak zásadní je pochopit celý rozsah jakéhokoli projektu, na kterém pracujete, dovolte přidat upozornění: žádná osnova projektu není nikdy dokonalá a vždy budete muset být schopni provádět změny za běhu, když to bude nutné. Ale právě proto je stanovení jasných komunikačních standardů a cílů tak důležité.

Důležité je, aby každá zúčastněná strana, která se podílí na vaší práci, přesně věděla, jak, kdy a kde s vámi má řešit problémy, když se objeví. Na začátku každého nového projektu sdělte všem zúčastněným přesný postup, který by měli dodržovat v případě běžných témat vyžadujících komunikaci mezi zúčastněnými stranami.

Jde o to upřednostnit metody komunikace v reálném čase, jako jsou telefonní hovory a online chat, pro položky, které vyžadují okamžitou pozornost, nesi je schovávat na pozdější dobu, až spousta lidí na projektu odvede práci špatným směrem, protože se o změně nedozvěděli včas.

Pro každodenní zpětnou vazbu můžete vytvořit skupinový kanál pomocí chatovacích služeb nebo jiného vybraného nástroje pro spolupráci. Zvažte také ponechání e-mailu jako poslední možnosti pro nejméně naléhavé zprávy. Je pomalý, neefektivní a stejně je velkým žroutem času.

Ano, emaily jsou opravdu velmi málo efektivní. Průzkumy ukazují, že na mnoha pozicích pracovníci stráví kontrolou a odpovídáním na e-maily až 5 hodin a 52 minut denně. To je čas, který by mohli využít mnohem lépe pro skutečnou práci! V chatovací aplikaci navíc stejný objem komunikace proběhne mnohem rychleji – přece jen se realizuje v reálném čase.

4. Stanovte si hranice a věnujte se sami sobě

Dobří projektoví manažeři vědí, že pokud si pevně naplánují, jak úkoly splnit, budou mít všechen čas, který potřebují ke splnění termínů, pod kontrolou. A pokud ho ve výsledku pod kontrolou nemají, řešením je vytvořit si lepší plány, nikoliv jen na problém přidělit více času. Uvědomují si také, že stanovení jasných hranic a jejich dodržování jim umožňuje pracovat s maximální efektivitou a co víc, předchází vyhoření.

Bez ohledu na to, kolik práce máte s úkolem před sebou, je tedy zásadní vědět, kdy skončit. To znamená oddělit pracovní život od osobního a dovolit si odpojit se od jednoho nebo i od druhého, když je na to čas. Nezapomeňte, že není nic špatného na tom, když se stanete prioritou jedna nebo druhá věc. Priority se během dne musejí měnit. Koneckonců potřebujete také jíst, spát a odpočívat.

Pamatujte také na to, že lidé, kteří pracují nadměrně, to často dělají proto, aby zakryli nějaký nedostatek někde jinde (často takový, který stejně není jejich povinností, či v osobním životě). Dejte si tedy záležet na tom, abyste o sebe pečovali. Zahrajte si hru nebo si poslechněte hudbu, abyste si uvolnili mysl nebo se na konci dne odreagovali. Je to v pořádku - zasloužíte si to. Nevíte, čím se odreagovat? Zkuste třeba nějaký zážitek!

5. Využívejte data k udržení realistických očekávání

Jedním z důvodů, proč projektoví manažeři dokáží důsledně plnit své cíle a dělat věci včas a v rámci rozpočtu, je to, že se v první řadě nezavazují k nereálným cílům. To je další důležitá součást myšlení projektového manažera, kterou můžete využít ke zvýšení své produktivity - znamená to, že si nikdy neukousnete víc, než dokážete spolknout, a pak se marně snažíte udržet krok.

Než ale budeme pokračovat, ujasněme si, že někdy jsou to ostatní, kdo na nás klade nerealistická očekávání, a že to nemůžeme vždy ovlivnit. I když však nerealistická očekávání nejsou vaše vlastní, můžete pracovat na tom, abyste je ostatním vymluvili. Klíčem je promyslet si situaci, získat reálná data a poté použít co nejvíce těchto dat, abyste pádně vysvětlili, proč je váš názor správný a jejich ne. Důvod, proč se doporučují používat data, je ten, že to ztěžuje druhým zúčastněným stranám používat nelogické argumenty na podporu jejich názorů.

Pokud jste například vyzváni, abyste splnili úkol v kratším čase, než víte, že je možné, nebojte se poukázat na předchozí práci, která dokazuje vaše stanovisko. Ve skutečnosti čím více dat předložíte, tím lépe. Když to uděláte, většinou zvítězí zdravý rozum. A i kdyby ne, budete mít spoustu munice, abyste později vysvětlili, proč věci nešly podle plánu, a nikdo vám to nebude moci vyčítat. Když si zajistíte písemné vyjádření toho, kdo vás zaúkoloval, tím lépe pro vás!

Zdroj: Lifehack.org

Často kladené dotazy